碎紙機是由一組旋轉的刀刃、紙梳和驅動馬達組成的。紙張從相互咬合的刀刃中間送入，被分割成很多的細小紙片，以達到保密的目的。碎紙方式是指當紙張經過碎紙機處理后被碎紙刀切碎后的形狀。根據碎紙刀的組成方式，現有的碎紙方式有：碎狀、粒狀、段狀、沫狀、條狀、絲狀等。現在的碎紙機，除了對紙張的處理，也可以切割信用卡、光盤等。
碎紙機的結構和工作原理：碎紙機有兩大主要部件“切紙刀”和“電動馬達”，之間通過皮帶和齒輪使之緊密地連接在一起，馬達帶動皮帶、齒輪，把能量傳送給切紙刀，而切紙刀通過轉動，用鋒利的金屬角把紙切碎。
結構和原理：市面上有些碎紙機可選擇兩種或兩種以上的碎紙方式。不同的碎紙方式適用于不同的場合，如果是一般性的辦公場合則選擇段狀、粒狀、絲狀，條狀的就可以了。但如果是用到一些對保密要求比較高的場合就一定要用沫狀的。當前采用四把刀組成的碎紙方式是最先進的工作方式，碎紙的紙粒工整利落，能達到保密的效果。
碎紙機的切削原理都過刀片或者刀具錯位安置，在動力源的作用下將紙撕開。如果刀具或者刀片設置有刀尖，則碎紙的效果為段狀或者粒狀，如果刀具或者刀片設置沒有刀尖，則效果為條狀
特性：如何選擇適合自己的碎紙機，可以參考以下七大特性來選購，分別是碎紙方式、碎紙能力、碎紙效果、碎紙速度、碎紙寬度、碎紙箱容積以及其它特性。
根據自己的不同需求選購不同的型號。
一般最主要的是看碎紙效果：
一級保密(條狀:6.3-12mm)
二級(條狀3.9-5.8/粒狀6-10.5 x 40-80mm)
三級(條狀1.9mm/粒狀3.9-6 x 25-53mm)
四級保密(粒狀:1.9-2 x 15mm)
五級保密(粒狀:0.78 x 11mm)
六級保密(粒狀:1 x 5mm)
碎紙效果是指紙張經過碎紙機處理后所形成的廢紙的大小，一般是以毫米（mm）為單位的。粒、沫狀效果最佳，碎狀次之，條、段狀相對效果更差些。例如2*2mm保密效果可將A4紙張切成1500多小塊。不同的場合可根據實際需要選擇不同碎紙效果的碎紙機。如家庭和小型辦公室不牽涉到保密的場合可選用4mm*50mm、4mm*30mm等規格的就可以了。而要求保密的場合根據毀滅資料最低標準，電腦印字文件必須碎至3.8mm以下的紙條。對于高度機密的文件，應采用可縱橫切割的碎紙機，最好選用達到3mm*3mm及其以下規格碎紙效果的碎紙機。
